Hinweise für Kunden: Ihre Pflichten bei der Nutzung von REZQ

Stand: 11.11.2026 · Fassung 2026-11

REZQ nimmt Ihnen viele Abläufe ab – die rechtliche Verantwortung für Ihre Daten, Ihre Buchführung und Ihr Personal bleibt aber bei Ihnen. Diese Übersicht ist eine Orientierungshilfe und keine Rechts- oder Steuerberatung; bitte stimmen Sie die Punkte mit Ihrer Steuerberatung bzw. Datenschutzberatung ab.

1. Datenschutz – Sie sind Verantwortlicher

• Vertrag zur Auftragsverarbeitung: Für die Daten in REZQ sind Sie Verantwortlicher, wir Ihr Auftragsverarbeiter. Der AVV mit Anlagen (TOM, Unterauftragsverarbeiter) gehört zum Vertrag; bestätigen Sie neue Fassungen unter Einstellungen → Daten & Datenschutz.
• Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO): Nehmen Sie die Nutzung von REZQ (Kunden- und Projektverwaltung, Personaleinsatzplanung, Zeiterfassung, Rechnungsstellung, Kundenportal, Website-Anfragen) in Ihr Verzeichnis auf und nennen Sie uns dort als Auftragsverarbeiter.
• Information der Betroffenen (Art. 13/14 DSGVO): Informieren Sie Ihre Beschäftigten und Freelancer, Ihre Kunden sowie Interessenten über die Verarbeitung – z. B. in Ihren Datenschutzhinweisen für Beschäftigte, auf Ihrer Website und in Angeboten. Für das Website-Anfrageformular ergänzen Sie im HTML-Baustein den Link zu Ihrer Datenschutzerklärung.
• Rollen und Rechte: Vergeben Sie Rollen nach dem Erforderlichkeitsprinzip. Administration und Buchhaltung melden sich mit Zwei-Faktor-Anmeldung an. Das Sicherheitsprotokoll (mit IP-Adressen) ist für die Administration einsehbar – nutzen Sie es nur für Sicherheitszwecke, nicht zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle.
• Betroffenenrechte: Auskunft, Berichtigung und Löschung beantworten Sie mit den Funktionen von REZQ (Datenexport, Bearbeiten, Löschen). Anfragen, die uns erreichen, leiten wir an Sie weiter.
• Datenpannen: Melden Sie Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten, die Ihre Daten betreffen, binnen 72 Stunden der zuständigen Aufsichtsbehörde (Art. 33 DSGVO); wir informieren Sie unverzüglich über Vorfälle bei uns.
• Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35 DSGVO): Für die übliche Nutzung (Einsatzplanung, Zeiterfassung ohne Ortung oder Leistungsbewertung, Rechnungsstellung) ist sie nach unserer Einschätzung in der Regel nicht erforderlich. Prüfen Sie dies für besondere Nutzungen selbst (z. B. umfangreiche Auswertungen über Beschäftigte).

2. Beschäftigte, Freelancer und Zeiterfassung

• Rechtsgrundlage: Die Einsatzplanung und Arbeitszeiterfassung Ihrer Beschäftigten stützt sich in der Regel auf Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO (Arbeitsvertrag; Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21, § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG; § 16 Abs. 2 ArbZG). Für Freelancer gilt der jeweilige Dienst- bzw. Werkvertrag.
• Aufbewahrung: Arbeitszeitnachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Für geringfügig Beschäftigte und in Branchen nach § 2a SchwarzArbG – dazu gehören u. a. Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen – gelten zusätzlich die Aufzeichnungspflichten des § 17 MiLoG (Beginn, Ende und Dauer, spätestens nach sieben Tagen, Aufbewahrung mindestens zwei Jahre). Löschen Sie nicht mehr erforderliche Einträge anschließend.
• Abwesenheiten: REZQ unterscheidet „Urlaub“, „Krank“ und „Nicht verfügbar“. Krankmeldungen sind Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO) und nur für Administration und Projektleitung sichtbar. Tragen Sie keine Diagnosen in Notizfelder ein.
• Betriebsrat: Besteht ein Betriebsrat, ist die Einführung von REZQ als technische Einrichtung zur Erfassung von Verhalten oder Leistung in der Regel mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
• Freelancer: Achten Sie darauf, dass Planung und Zeiterfassung die Selbstständigkeit Ihrer Freelancer nicht in Frage stellen (Abgrenzung zur abhängigen Beschäftigung).
• Kalenderabo: Abonnierte Kalender werden vom jeweiligen Kalenderanbieter (z. B. Google, Apple, Microsoft) abgerufen und können dort Projekt- und Einsatzdaten enthalten. Regeln Sie intern, wer den Link nutzen darf; der Link lässt sich jederzeit neu erzeugen.

3. GoBD, Aufbewahrung und E-Rechnung

• Vorsystem: REZQ ist ein Vorsystem für Angebote, Aufträge und Rechnungen; die Finanzbuchhaltung führen Sie bzw. Ihre Steuerberatung (z. B. über den DATEV-Export).
• Aufbewahrungsfristen: Rechnungen und andere Buchungsbelege 8 Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe (z. B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Mahnungen) 6 Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre – jeweils ab Ende des Kalenderjahres (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB, § 14b UStG). Das Belegarchiv von REZQ bewahrt ausgestellte Belege bis Fristende auf und löscht sie danach automatisch; die Frist verlängert sich, solange Unterlagen für noch offene Festsetzungsfristen (z. B. Betriebsprüfung) von Bedeutung sind – exportieren Sie in diesem Fall vor Fristende.
• Verfahrensdokumentation: Die Verfahrensdokumentation nach den GoBD ist Ihre Aufgabe. Eine Vorlage für den REZQ-Teil finden Sie unten (Abschnitt 6); ergänzen Sie Ihre internen Abläufe, Zuständigkeiten und Kontrollen.
• Pflichtangaben und Steuern: Prüfen Sie Firmendaten, Steuersätze und Rechnungsinhalte (§ 14 UStG) vor dem Versand. REZQ prüft Pflichtangaben technisch, ersetzt aber nicht Ihre fachliche Prüfung.
• E-Rechnung: Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; die Pflicht zum Ausstellen im B2B-Bereich gilt gestaffelt ab 2027/2028. REZQ erzeugt ZUGFeRD (EN 16931) und XRechnung; ob eine E-Rechnung im Einzelfall verlangt oder zulässig ist, entscheiden Sie.
• Vertragsende: Vor einer Kündigung oder Firmenlöschung exportieren Sie das gesamte Belegarchiv (Einstellungen → Belegarchiv) und den Datenexport, denn danach werden auch die Archivdaten gelöscht (siehe Nutzungsbedingungen § 11).

4. Kommunikation mit Ihren Kunden

• Absender: Angebote, Rechnungen und Mahnungen versenden Sie in eigenem Namen; Sie sind Absender und Verantwortlicher. Hinterlegen Sie vollständige Firmendaten (Pflichtangaben in Geschäftsbriefen nach § 35a GmbHG, § 37a HGB u. a.), sie erscheinen in E-Mails, Belegen und im Kundenportal.
• Werbung: Transaktionsmails (Angebote, Rechnungen, Erinnerungen) benötigen keine Einwilligung. Werbliche E-Mails an Ihre Kunden sind nur mit ausdrücklicher Einwilligung oder unter den Voraussetzungen von § 7 Abs. 3 UWG zulässig – REZQ bietet dafür keine Newsletter-Funktion.
• Kundenportal: Der persönliche Portal-Link ist ein Zugangsschlüssel. Geben Sie ihn nur an den jeweiligen Kunden weiter und erzeugen Sie ihn bei Verdacht auf Weitergabe neu. Weisen Sie in Ihren Datenschutzhinweisen auf das Portal hin.
• AGB für Online-Annahme: Wenn Kunden Angebote im Portal annehmen, sollten Ihre eigenen Vertragsbedingungen im Angebot einbezogen sein.

5. Zugänge, Sicherheit, Export

• Entfernen Sie Zugänge ausgeschiedener Beschäftigter und Freelancer zeitnah (Einstellungen → Benutzer).
• Exportieren Sie Ihre Daten regelmäßig zusätzlich in Ihre eigene Ablage, insbesondere das Belegarchiv einmal jährlich.
• Melden Sie Sicherheitsauffälligkeiten an louis.ninmer@icloud.com.

6. Vorlage: REZQ-Teil Ihrer Verfahrensdokumentation

Passen Sie die Angaben in eckigen Klammern an Ihr Unternehmen an.

Fakturierung mit REZQ. Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen werden in REZQ erstellt. Rechnungsnummern werden je Unternehmen fortlaufend vergeben. Mit dem Versand bzw. Festschreiben wird der Beleg gesperrt; Korrekturen erfolgen ausschließlich per Stornorechnung bzw. Gutschrift mit Bezug auf die Ursprungsrechnung. Jeder ausgestellte Beleg wird bei Ausstellung als PDF/A-3 (ZUGFeRD, Profil EN 16931) und XRechnung archiviert (Prüfsumme, Hash-Verkettung, datenbankseitiger Änderungsschutz, Schreibsperre im Objektspeicher) und 8 Jahre (Rechnungen) bzw. 6 Jahre (Geschäftsbriefe) ab Jahresende aufbewahrt. Die Integrität wird [monatlich] über „Integrität prüfen“ kontrolliert; der Archiv-Export wird [jährlich] zusätzlich bei [Speicherort] abgelegt. Rechnungsdaten werden per DATEV-Export an [Buchhaltung/Steuerberatung] übergeben. Zugriffsberechtigungen: Rollen in REZQ laut [Rollenübersicht]; Anmeldung mit Zwei-Faktor-Authentisierung für Administration und Buchhaltung. Verantwortlich: [Name/Funktion].